顧客管理システムは自作できる？中小企業の選択肢を費用感つきで整理

顧客名簿はExcel、やり取りは各自のメールや手帳。中小企業ではよくある形です。人数が少ないうちは、聞けば分かるので問題になりません。

困りはじめるのは、担当が増えたときや、引き継ぎが発生したときです。この記事では、顧客管理を見直すときの選択肢を「自作」という言葉の意味から整理し、判断の材料をまとめます。

顧客管理がうまくいかなくなるサイン

次のようなことが起きていたら、仕組みの見直しどきかもしれません。

「あの会社、前回いつ何を話したか」を人に聞かないと分からない
同じ会社が表記のゆれで二重に登録され、どちらが最新か分からない
商談がいまどの段階にあり、今月いくら見込めるのかを把握できていない
しばらく連絡していないお客様に、気づかないまま時間が経っている
担当者が休むと、その人の案件が止まる

Excelが悪いわけではありません。一覧を見るだけなら十分に使えます。難しくなるのは、顧客の情報と「これまでのやり取り」と「進行中の商談」を、同じ場所で追いかけようとしたときです。

「自作」には3つの意味があります

顧客管理を自作したいというご相談では、次の3つが混ざっていることがよくあります。

やり方	内容	向いている状況
表計算ソフトで組む	ExcelやGoogleスプレッドシートで名簿と履歴を管理する	顧客数が少なく、担当者が1〜2名
既製のCRMサービスを使う	提供されている機能の範囲で設定して使う	一般的な営業の進め方に近い
自社の運用に合わせて作る	必要な機能だけを、自社の呼び方や進め方に合わせて開発する	商談の段階や項目に自社独自の形がある

まず確認したいのは、2番目で足りるかどうかです。既製のサービスで足りるなら、それが早いことが多いです。3番目を検討する価値があるのは、既製のサービスを試してみて「使わない機能が多い」「自社の商談の流れと呼び方が合わない」「入力の手間が増えて現場が使わなくなった」といった感触があった場合です。

中小企業が選ぶときの判断基準

1. 現場が入力し続けられるか

顧客管理の仕組みは、入力されなくなった時点で価値がなくなります。項目が多い、入力の場所が分かれている、そもそも開くのが面倒。こうした理由で使われなくなるケースは少なくありません。項目を絞れているか、日々の業務の流れの中で自然に入力できるかを確認してください。

2. 既存の名簿を持ち込めるか

いまある顧客データを取り込めないと、移行そのものが止まります。取り込みの方法と、表記ゆれの整理をどうするかは、早い段階で確認したい点です。

3. 誰がどこまで見えるか

担当者ごとに見える範囲を分けたいのか、全員が全部見えてよいのか。この方針は後から変えると影響が大きいため、最初に決めておくと迷いが減ります。

4. あとから広げられるか

見積や請求まで一度につなげようとすると、話が大きくなります。まず顧客と商談の管理から始めて、必要になったところから広げるほうが進みやすくなります。

触って試せる顧客・商談管理のデモ

株式会社ヒューマンモードでは、顧客・商談管理のデモを公開しています。登録は不要で、その場で操作していただけます。

デモでは、次のようなことを試せます。

商談カードをドラッグして、リードから受注までの段階を動かす
各段階に何件・いくらあるかを一覧で確認する
顧客名を押して、連絡先・商談・対応履歴が1か所に開くのを見る
対応履歴をその場で追加する
表記ゆれで二重登録された会社を、履歴を引き継いだまま1件にまとめる
しばらく接触のない顧客が自動で拾い上げられるのを確認する

登場する会社名・担当者名・金額はすべて架空で、操作した内容はブラウザの中にだけ保存されます。実際に触っていただくと、「うちならこの項目が要る」「この段階の呼び方は違う」といった違いが具体的に見えてきます。その違いこそが、作るときの要件になります。

実際の開発では、貴社の運用に合わせて作り込みます。顧客の項目の持ち方、商談の段階の呼び方、担当ごとの権限の分け方、既存の名簿データの取り込み方などを個別に設計します。

小さく始めるときの費用の目安

株式会社ヒューマンモードの料金は次のとおりです。

おためし開発：10万円〜（最短1日〜2週間）。顧客台帳と商談の管理だけを先に形にしたい場合に向いています
しっかり開発：50万円〜（2週間〜2ヵ月）。権限の設計や既存データの取り込みまで含めて、本番運用まで作り込みます
運用・改善サポート：月額3万円〜。使いながら出てくる要望に、継続して対応します

いずれも内容によって変わりますので、事前にお見積りをお出しします。まずはデモを触っていただいたうえで、「貴社の商談の進め方だとどうなるか」をご相談いただくのが早道です。無料相談はこちらからお気軽にご連絡ください。無理な営業のご連絡はいたしません。

よくある質問

Q. 既製のCRMサービスと、作ってもらうのとでは何が違いますか？

既製のサービスは、用意された機能の範囲で使う代わりに、すぐ使い始められます。作る場合は、必要な機能だけに絞れて、項目名や商談の段階を自社の言葉に合わせられる代わりに、何を作るかを決める工程が必要です。どちらが良いかは会社によって変わります。既製のサービスを試して合わなかった理由がはっきりしている場合は、作る選択が向いていることが多いです。

Q. いま表計算ソフトで管理している顧客データは、そのまま移せますか？

移せるように設計します。既存の名簿はファイルのまま取り込めるようにするのが一般的な進め方です。取り込むときに表記ゆれが見つかることが多いため、近い名前の組み合わせを候補として出し、残す方を選んで1件にまとめられる仕組みも合わせてご用意できます。