今の業務ソフトが使いにくいときの3つの選択肢｜使い切る・周りに作る・乗り換える

「今使っている業務ソフトが、うちの細かいやり方に合わない」「同じ内容を何か所にも入力している」「チャットのツールとつながらない」。中小企業の経営者や担当者から、こうしたご相談をよくいただきます。そして多くの場合、続けて「乗り換えたほうがいいでしょうか」と聞かれます。

結論からお伝えすると、乗り換えだけが答えではありません。選択肢は大きく3つあります。

1. 今のソフトを使い切る
2. 足りない部分だけを周りに作る
3. 乗り換える

この記事では、3つの選択肢がそれぞれ向いている状況と、選ぶときの判断の基準を整理します。

よくある「使いにくい」の正体

まず、使いにくさの中身を分けて考えることが大切です。ご相談で多いのは、次の3つです。

• 細かいところに手が届かない。自社のやり方に合う項目や画面がなく、メモ欄や別の表計算で補っている
• 二重入力が発生している。同じ情報を、業務ソフトと別のファイルやほかのサービスに何度も入れている
• ほかのツールとつながらない。チャットのツールや会計ソフトなどと情報がつながらず、手で写している

どれに当たるかによって、向いている選択肢が変わります。

選択肢1. 今のソフトを使い切る

意外に多いのが、契約しているのに使っていない機能があるケースです。導入時に一部の機能だけを使い始め、そのまま何年もたっていることがあります。

設定を見直したり、使っていない機能を試したりするだけで、困りごとが解消することがあります。追加の費用がかからず、現場が新しい操作を覚え直す負担も小さいのが利点です。

向いている状況

• 困りごとの多くが、設定や機能の使い方で解決できそう
• ソフトの提供元のサポートや資料がそろっている

選択肢2. 足りない部分だけを周りに作る

今のソフトを中心に残したまま、足りない部分だけを別の小さな仕組みで補う方法です。

たとえば、紙やPDFの書類をAIが読み取って入力欄を埋め、担当者が確認してから業務ソフトに登録する。問い合わせの情報を自動で集めて、業務ソフトへの登録の手間を減らす。こうした仕組みを、今のソフトの周りに作ります。

このとき私たちは、自動で登録するのは一時保存までにして、確定は担当者が行う形を基本にしています。業務ソフトの中身を直接書き換えることによる事故を防ぐためです。

向いている状況

• 今のソフトの中心の機能には満足している
• 困りごとが、入力の手間や二重入力に集中している
• 乗り換えると、過去のデータや現場の慣れを失う負担が大きい

選択肢3. 乗り換える

業務の中心そのものが合っていない場合は、乗り換えが最善のこともあります。

ただし、乗り換えには見落としやすい負担があります。過去のデータを移す手間、新しい操作を全員が覚え直す時間、移行中の二重運用です。乗り換え先を選ぶ前に、今のソフトから必要なデータを取り出せるかを必ず確認します。

向いている状況

• 業務の中心の流れが、今のソフトの前提と合っていない
• 今のソフトから、必要なデータを取り出せる
• 現場が新しいやり方に移る余裕がある

3つの選択肢を比べる

観点	使い切る	周りに作る	乗り換える
追加の費用	ほぼかからない	作る範囲による	移行費用と新しい利用料
現場の負担	小さい	小さい（入力が減る）	大きい（覚え直し）
効果が出るまで	早い	中くらい	時間がかかる
向いている困りごと	機能の使い残し	入力の手間・二重入力	業務の中心が合わない

私たちは、まず「使い切る」を検討し、足りなければ「周りに作る」、それでも業務の中心が合わなければ「乗り換える」という順番で考えています。

ほかのツールとつなげられるかを確かめるポイント

「LINE WORKSとつなげられますか」のように、ほかのツールとの連携もよくご相談いただきます。つなげられるかどうかは、次の点で確かめます。

1. 外部とつなぐための仕組み（API）が公開されているか。たとえばLINE WORKSは、開発者向けにAPIやボットの仕組みを公開しています（LINE WORKS Developers）
2. 契約中のプランで使えるか。同じサービスでも、プランによって使える機能が違うことがあります
3. 読み取りだけか、書き込みもできるか。情報を取り出すだけなのか、登録や更新までできるのかで、作れる仕組みが変わります
4. 利用規約で認められているか。画面を自動で操作する方法は、規約で禁止されていることがあります。必ず事前に確認します

外部とつなぐ仕組みがない場合でも、ファイルの書き出しと取り込みを組み合わせて、手間を減らせることがあります。

「自分たちで作る」ときに気をつけたいこと

いまはAIを使えば、社内でもある程度の仕組みを作れる時代になりました。これは大きな前進です。

ただ、作れることと、毎日使われることは別の話です。現場の誰が、どの場面で、どの順番で操作するのか。入力の手間は本当に減っているのか。止まったときに誰が気づくのか。こうした点を詰めないまま作ると、作ったのに使われない仕組みが増えてしまいます。

私たちは自社でもサービスを運営しており、使われる画面と運用を考えるところまでを含めて支援しています。

まとめ

• 業務ソフトが使いにくいときの選択肢は「使い切る」「周りに作る」「乗り換える」の3つ
• まず使いにくさの中身（手が届かない、二重入力、つながらない）を分けて考える
• 乗り換えの前に、今のソフトから必要なデータを取り出せるかを確認する
• ほかのツールとの連携は、APIの有無、プラン、書き込みの可否、利用規約で確かめる

よくある質問

Q. 業務ソフトを乗り換えるべきか、判断を手伝ってもらえますか？

はい。業務の流れをお聞きしたうえで、3つの選択肢を比べてご提案します。乗り換えをおすすめしない場合も、正直にお伝えします。

Q. 周りに仕組みを作るとき、今の契約はそのままでよいですか？

多くの場合、そのままで構いません。ただし、外部とつなぐ機能が上位のプランでしか使えないこともあるため、最初に確認します。

Q. LINE WORKSから業務の情報を確認できますか？

LINE WORKSは開発者向けの仕組みを公開しているため、つなげられる場合が多いです。ただし、契約中のプランや、つなげたい業務ソフトの側の仕様によってできることが変わるため、最初に確認したうえでご提案します。