業務効率化システムの導入ガイド｜進め方・費用の考え方・よくある失敗

紙の台帳とExcel、それに担当者の記憶。中小企業の業務はこの3つで回っていることが少なくありません。人数が少ないうちは十分ですが、件数が増えたときや担当者が交代したときに負担が表に出ます。

この記事では、システムの導入を検討しはじめた方に向けて、何から手をつけるか、費用をどう考えるか、どこでつまずきやすいかを整理します。

業務効率化システムとは何か

業務効率化システムとは、手作業でやっている仕事の一部を、パソコンやスマートフォンの画面に置き換える仕組みです。やっているのは、転記をなくす、計算を自動にする、探す時間を減らす。おおむねこの3つのどれかです。

大きく分けると、2つの種類があります。

種類	内容	向いている状況
既製のサービスを使う	用意された機能の範囲で設定して使う	進め方が一般的な形に近い
自社に合わせて作る	必要な機能だけを自社の手順に合わせて開発する	独自のルールがあり、既製品では合わない

まず既製のサービスで足りるかを確かめるのが自然な順番です。作ることを検討する価値があるのは、試したうえで「使わない機能が多い」「自社の手順と合わない」と感じた場合です。

導入前に確かめること

いきなりサービスを比べはじめると、どれも良く見えて決まりません。先に決めたいのは、どの業務から手をつけるかです。次の2つの数字で当たりをつけます。

• 月に何件くらい発生しているか
• 1件あたり、だいたい何分かかっているか

掛け算すると、その業務に月何時間かかっているかが出ます。精度は「だいたい」で構いません。5つから10個ほど並べると、上位の2つか3つに時間が集中しているのが見えてきます。時間が長く、毎回同じ手順で、担当者が固定されている業務。ここが最初の候補です。

業務効率化システムの導入の進め方

一度に全部を作ろうとすると、決めることが増えて止まります。次の順番なら動き出しやすくなります。

いまのやり方を書き出す

誰が、いつ、何を使って、どういう順番でやっているかを書き出します。二重に入力している箇所や、確認のためだけに残っている手順が見つかります。先に減らせるものは減らします。

最初に作る範囲を決める

いちばん困っている部分だけに絞ります。勤怠なら打刻と集計まで、顧客管理なら名簿と対応履歴まで。承認や請求書の発行まで含めると、規模が一気に大きくなります。

動く画面を早めに見る

書面の仕様だけで進めると、できあがってから認識のずれに気づきます。作り直しはそのまま費用と時間になります。早い段階で実際の画面を触るほうが安く済みます。

少人数で使ってから広げる

まず1つの部署や数名で使い、出てきた声を反映してから広げます。公開したあとに出る要望のほうが、事前に想像したものより正確です。

費用の考え方

費用は、最初にかかるものと、続けてかかるものに分かれます。最初は、作るための費用と既存データの取り込み。続けてかかるのは、保守と改善、サービスの利用料です。最初の金額だけで判断すると、数年使ったときの合計が見えなくなります。

株式会社ヒューマンモードの料金は次のとおりです。

• おためし開発：10万円〜（最短1日〜2週間）。1つの業務だけを先に形にしたい場合に向いています
• しっかり開発：50万円〜（2週間〜2ヵ月）。既存データの取り込みまで含めて、本番運用まで作り込みます
• 運用・改善サポート：月額3万円〜。公開後の改善や機能追加を継続してお手伝いします

金額は内容によって変わりますので、事前にお見積りをお出しします。費用の決まり方は「システム開発の費用相場」で分解しています。

業務効率化システムの導入でよくある失敗

現場が入力しなくなる

項目が多い、入力する場所が分かれている、開くのが面倒。理由はさまざまですが、入力されなくなった時点で仕組みの価値はなくなります。項目を絞れているか、日々の流れの中で自然に入力できるかを、作る前に確認してください。

全部いっぺんに作ろうとする

関係する業務をまとめて一本化しようとすると、決めることも関わる人も増え、いつまでも動くものが出てきません。まず1つだけを形にするほうが確実です。

作った人しか分からなくなる

担当者が独自に作り込んだ結果、その人が異動すると誰も直せなくなる状態です。作り方の記録が残ること、依頼先から実際のコードを受け取れること。この2つを最初に確認しておくと安心です。

入れること自体が目的になる

「入れた」で終わり、月末の作業時間が前と変わらないケースです。始める前に、どの作業が何分減れば成功と言えるかを決めておきます。

触って試せるデモ

株式会社ヒューマンモードでは、業務システムのデモを公開しています。登録は不要で、その場で操作していただけます。

• 勤怠管理：出勤・退勤・休憩をワンタップで打刻し、実働・残業・遅刻・打刻漏れまで自動で集計します。給与計算に渡せるCSVの書き出しと、月45時間に近づいた人を知らせる仕組みも試せます
• 顧客・商談管理：連絡先・対応履歴・商談の進み具合を1画面にまとめています。商談はカードを動かすだけで段階が変わり、表記のゆれで二重に登録された会社も履歴ごと1件にまとめられます。接触のない顧客は自動で拾い上げられます
• 警備の受注・配置・請求管理：警備の依頼をそのまま配置表へ反映します。検定資格の適合、二重配置、連勤を自動でチェックし、埋まった配置がそのまま請求明細になります

会社名・氏名・金額はすべて架空で、操作した内容はブラウザの中にだけ保存されます。ほかの業種は業務デモの一覧にあります。勤怠は「Excelのままで大丈夫？」、顧客管理は「自作できる？」でも整理しています。

貴社の業務ならどうなるかは、状況を伺えばご提案できます。無料相談はこちらからお気軽にどうぞ。無理な営業のご連絡はいたしません。

よくある質問

Q. 既製のサービスと、自社に合わせて作るのとでは、どちらを先に検討すべきですか？

まず既製のサービスを試すことをおすすめします。足りるならそのほうが早く、費用も抑えられます。作ることを検討するのは、試したうえで合わない理由がはっきりしたときです。使わない機能が多い、自社の手順と合わないといった理由が挙がるなら、必要な機能だけに絞るほうが収まります。

Q. 社内にITに詳しい人がいなくても導入できますか？

できます。ご相談は「この作業に毎月これくらい時間がかかっている」というレベルで問題ありません。そこから、どこを仕組みに置き換えられるかを一緒に整理します。株式会社ヒューマンモードは、システム開発・アプリ開発と自社サービス運営を行う会社です。AIを活用した開発で安く早く形にし、実際に触れるデモを公開しています。まず動く画面をご覧いただいたうえでご判断ください。